Regulacje prawne w zakresie oceny ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej kp.

Warto w tym miejscu podkreślić, że są to relatywnie nowe unormowania, weszły bowiem w życie 7 kwietnia 2023 roku, nie istnieją zatem w tym zakresie jakieś szczegółowe instrukcje postępowania wynikające np. z orzecznictwa sądowego. Można natomiast odwołać się do pewnych posiadających podstawy opinii Państwowej Inspekcji Pracy, która monitoruje rozmaite aspekty wykonywania pracy, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Do zasadniczych obowiązków pracodawcy w obszarze BHP należy dokonanie oceny ryzyka zawodowego, co dotyczy również przypadku, gdy praca ma zostać zorganizowana w formie zdalnej.

Właściwymi przepisami w tym zakresie przedmiotowym są unormowania zawarte w  art. 67(31) § 5 i 6 kp, które obejmują podstawowe wymogi dotyczące obowiązków pracodawcy w kwestii przeprowadzania oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej. Powyższe regulacje wskazują m.in., na jakie aspekty należy zwrócić szczególną uwagę przy realizacji wspomnianego obowiązku.

Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną uwzględnia się w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy.

O ile kwestia uwzględnienia wpływu pracy zdalnej na wzrok lub układ mięśniowo-szkieletowy nie powinna budzić większych wątpliwości, o tyle sprawa uwarunkowań psychospołecznych tej formy zatrudnienia może być niekiedy problematyczna, chociażby ze względu na dotychczas nieobjęte analizą aspekty warunkujące określone zachowania pracowników poddanych izolacji. W tym zakresie przedmiotowym należy wziąć pod uwagę przede wszystkim realia psychospołeczne pracy zdalnej związane np. z alienacją pracownika w zespole wynikającą z braku kontaktu z pozostałymi współpracownikami lub znacznego ograniczenia interakcji pomiędzy osobami zatrudnionymi. Niebagatelne znaczenie ma ponadto ograniczenie lub brak kontaktu z przełożonymi.

Istotnym ułatwieniem przy przeprowadzaniu oceny ryzyka przy pracy zdalnej jest możliwość realizacji tego obowiązku dla określonych grup stanowisk takiej pracy.

Zgodnie z art. 67(31) § 5 kp pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. W wielu przypadkach wykonywania pracy zdalnej występują te same lub bardzo podobne zadania do wykonania oraz zagrożenia.

W takich okolicznościach pracodawca może dokonać identyfikacji grupy stanowisk pracy zdalnej, na których mają być wykonywane w tych samych warunkach te same zadania i na których występują te same zagrożenia, w oparciu na Polskiej Normie (PN 18002).

Nie ma wówczas konieczności przeprowadzenia odrębnej oceny ryzyka zawodowego ze względu na uśrednienie w odniesieniu do warunków wykonywania pracy oraz występujących zagrożeń. 

Wykonana przez pracodawcę ocena ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej powinna być odpowiednio udokumentowana w formie karty oceny ryzyka zawodowego. Wymaga podkreślenia, że nie ma jednego uniwersalnego jej wzoru, można jednak skorzystać z wytycznych wskazanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP) oraz Centralny Instytut Ochrony Pracy – Państwowy Instytut Badawczy (CIOP-PIB). Metodyka dokumentowania oceny ryzyka zawodowego jest szczegółowo opisana na stronach internetowych wspomnianych podmiotów. Do udokumentowania oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej wystarczający będzie, w większości przypadków, uproszczony wzór karty oceny ryzyka zawodowego udostępniony m.in. na stronie internetowej CIOP-PIB.

Karta oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy zdalnej powinna zawierać dodatkowo informację dotyczącą miejsca świadczenia tej pracy. W związku z tym należy wskazać miejsce zamieszkania pracownika (adres czasowego lub stałego pobytu), z uwagi na fakt, że to właśnie tam, w większości przypadków, praca zdalna będzie świadczona.

Karta oceny ryzyka zawodowego może być ponadto uzupełniona o załączniki zawierające np. listy kontrolne (wypełnione przez pracownika) oraz dokumentację fotograficzną miejsca wykonywania pracy w formie zdalnej.

Oprócz informacji ewidencyjnych dotyczących zarówno zakładu pracy, jak i pracownika, karta oceny ryzyka zawodowego powinna obejmować nazwę stanowiska pracy, dla którego dokonywana jest ocena ryzyka zawodowego, oraz dane personalne osoby, która przeprowadziła ocenę.

Pozostałe informacje, jakie należy uwzględnić w omawianym dokumencie, to:

• rodzaje czynników zagrożenia oraz stopień szkód (ciężkość następstw) w odniesieniu do każdego rodzaju czynnika zagrażającego;
• środki ograniczające ryzyko zawodowe;
• prawdopodobieństwo wystąpienia konkretnego zagrożenia;
• ryzyko zawodowe dla danego zagrożenia – ustalone na podstawie oceny prawdopodobieństwa wystąpienia powiązanej z oceną ciężkości następstw;
• uwagi oraz proponowane działania zmierzające do ograniczenia ryzyka.

W odniesieniu do zakresu obowiązków pracodawcy dotyczących przeprowadzenia oceny oraz udokumentowania ryzyka zawodowego dotyczącego wykonywania pracy w formie zdalnej wypowiedział się także Główny Inspektorat Pracy (GIP) PIP. 

Obowiązek oceny oraz dokumentowania ryzyka związanego z pracą spoczywa na każdym pracodawcy, w tym również odnośnie do wykonywania pracy zdalnej. Decyzja, czy w postępowaniu dotyczącym analizy ryzyka zawodowego pracodawca skorzysta z prawa do przeprowadzenia kontroli BHP w miejscu świadczenia pracy zdalnej, czy przygotuje inne narzędzia oceny ryzyka zawodowego związanego z wykonywaniem pracy zdalnej, w tym listy kontrolne, dokumentację fotograficzną lub filmową itd., leży wyłącznie w kompetencji pracodawcy (na podstawie pisma GIP PIP z 9 lutego 2023 roku).

Zobacz więcej: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ocena-ryzyka-zawodowego-przy-pracy-zdalnej-podstawowe-informacje