Przetwarzanie danych osobowych pracowników jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdego zakładu pracy. Pracodawca gromadzi i wykorzystuje dane osobowe zarówno na etapie rekrutacji, jak i w trakcie trwania zatrudnienia. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności – zakres i cele przetwarzania danych są ściśle regulowane przez przepisy prawa.

Podstawy prawne przetwarzania danych pracowników

Podstawowym aktem prawnym regulującym przetwarzanie danych osobowych jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

W stosunkach pracy szczególne znaczenie mają również przepisy Kodeksu pracy, w szczególności art. 22¹–22¹b.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem m.in. wtedy, gdy jest niezbędne do:

• wykonania umowy,
• wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze,
• realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora.

W przypadku pracodawców najczęściej podstawą przetwarzania danych jest właśnie obowiązek prawny wynikający z przepisów prawa pracy oraz przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych.

Jakich danych może żądać pracodawca?

Zgodnie z art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie m.in.:

• imienia i nazwiska,
• daty urodzenia,
• danych kontaktowych wskazanych przez kandydata,
• informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia – jeżeli jest to niezbędne do wykonywania określonej pracy.

Od pracownika pracodawca może ponadto żądać innych danych wskazanych w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, w tym numeru PESEL, adresu zamieszkania czy danych niezbędnych do korzystania ze szczególnych uprawnień pracowniczych.

Autor: Anna Gorlikowska

#FunduszeUE

#FunduszeEuropejskie