Przygotowanie do negocjacji ma duże znaczenie dla przebiegu prowadzonych rozmów. Należy zapoznać się z ofertą konkurencji, określić granicę ustępstw oraz zdecydować się, w jaki sposób będzie przebiegało spotkanie. Powinno zostać także ustalone, gdzie odbędą się negocjacje, ile będą trwały i jak długie będą poszczególne sesje. Do technik negocjacyjnych win – win związanych z przygotowaniem negocjacji należą dwie taktyki, często wykorzystywane przez negocjatorów – agenda oraz miejsce przy stole.

Przygotowanie do negocjacji wymaga sporządzenia listy zagadnień, które zostaną przedyskutowane z partnerem. Strona, będąca gospodarzem negocjacji, przedstawia stworzoną przez siebie agendę. Podczas prezentacji przebiegu spotkania nie wolno zapominać o zwróceniu uwagi na sugestie drugiej strony, odnoszące się do kolejności poruszanych tematów czy dodaniu nowych kwestii, które mogą mieć znaczący wpływ na wypracowanie ostatecznego rozwiązania.

Zastosowanie agendy pozwala przejąć inicjatywę i kontrolować przebieg spotkania. Chroni także obie strony przed nieoczekiwanymi posunięciami, które mogą mieć na celu zdezorientowanie przeciwnika, bądź odwrócenie jego uwagi od pewnych kwestii umowy.

Jednak technika negocjacyjna agenda związana jest także z pewnymi zagrożeniami. Przede wszystkim, jeśli będziemy się sztywno trzymali listy tematów, możemy zostać odebrani jako mało elastyczny, a nawet agresywny negocjator, który za wszelką cenę chce kontrolować przebieg całej sytuacji.

Aby uniknąć negatywnych skutków tej techniki negocjacyjnej, powinniśmy umożliwić partnerowi podejmowanie inicjatywy, angażowanie się w tworzenie agendy oraz czasami zbaczanie z ustalonej listy tematów, jeśli wydaje się to uzasadnione. Należy także upewniać się, co druga strona ma na myśli i jakie interesy chce w ten sposób zrealizować.

Wbrew pozorom sposób zaaranżowania miejsca, w którym odbywają się negocjacje, ma wpływ na przebieg spotkania. Istotną kwestią jest zaplanowanie miejsc przy stole, które będą zajmowane przez negocjatorów. Stworzenie pewnego ustawienia ułatwia komunikowanie się, utrzymywanie kontaktu wzrokowego, a także kształtuje klimat i oddziałuje na styl negocjacji: formalny, przyjacielski, rywalizacyjny czy zespołowy.

Jeśli nawet zadbasz o odpowiednie ustawienie, które będzie dopasowane do klimatu negocjacji, jaki chcesz otrzymać, może okazać się, że rozmieszczenie krzeseł i stołu nie będzie odpowiadało twojemu partnerowi. Ludzie mają różne upodobania. Jedni lubią wciąż utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą, a drudzy woleliby go raczej unikać. Jeżeli dobrze nie znasz swojego przeciwnika, musisz się liczyć z możliwością wprowadzenia pewnych poprawek w sposobie aranżacji miejsca spotkania.

Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-techniki-negocjacyjne-winwin-zwiazane-z-przygotowaniem-do-negocjacji

Projekt otrzymał dofinansowanie z Norwegii poprzez Fundusze Norweskie 2014-2021, w ramach programu „Dialog społeczny – godna praca”.