Co prawda nawet umowy ustne mają moc wiążącą, jednak w praktyce biznesowej dążymy do podpisywania kontraktów. Panuje przekonanie, że podpisane papierowe dokumenty zapewniają wiarygodność, zgodność z przepisami prawa, formalizm, a stronom dają przekonanie, że ich interesy i wspólne postanowienia są zdecydowanie bardziej wiążące niźli jakiekolwiek werbalne ustalenia.

Zapisywanie ustaleń jest bardzo wskazane jeszcze z innych powodów. Otóż przelanie myśli na kartkę:

• daje możliwość ich pogrupowania i doprecyzowania,
• zachęca do ich wstępnej oceny,
• pozwala na upewnienie się, że strony zaangażowane w negocjacje tak samo pojmują wspólnie poczynione ustalenia.

Oto sześć typowych dokumentów pisemnych używanych podczas negocjacji oraz sposoby i miejsce ich skutecznego wykorzystania:

• Pisemna oferta i kontroferta

Niektórym wydać to się może stratą czasu, ale należy pamiętać, że sposób złożenia oferty i jej forma niejednokrotnie ma poważny wpływ na jej przyjęcie, czyli dokonanie lub nie dokonanie zakupu. Dodatkowo pisemna forma oferty pozwala na użycie ustrukturyzowanej formy i pokazanie wszystkich szczegółów i konkretów.

• Pisemna agenda spotkania

Pisemny porządek rozmów jest sposobem na uporządkowanie spotkania oraz promowanie istotnych dla nas zagadnień (oczywiście jeśli to my sporządzamy tę agendę). Pozwala na trzymanie w ryzach procesu zarówno w kwestii czasu jak i kolejności tematów czy samych zagadnień. Zabezpiecza nas przed zapomnieniem, pominięciem istotnych dla nas kwestii.

• Pisemny standard (dokumentacja techniczna)

Uczestnicy procesów negocjacyjnych zwłaszcza obejmujących jakieś kompleksowe lub mocno techniczne zagadnienia korzystają czasem z opinii eksperckich. Oczywiście forma tych opinii różni się w zależności od tego czego dotyczy i jakie gremium ją wystawia. Jednak zazwyczaj taki papierowy dokument ma większą moc niż najbardziej kompetentna opina wygłoszona ustnie.

• Dokument wspierające naszą dźwignię

Tutaj w ramach budowania naszej przewagi i siły w negocjacjach możemy pokazać konkurencyjną ofertę do tej przedstawianej nam w danym procesie negocjacyjnym. Oczywiście musimy przy tym być wyczuleni na kwestię nieujawniania danych. Nie powinniśmy pokazywać nazwisk, nazw i znaków/ logo firm i wszelkich innych szczegółów pozwalających na szybką i łatwą identyfikację autora oferty.

• Minutki ze spotkania

Czyli zestawienie poczynionych ustaleń. Najlepiej by miały ustrukturyzowaną formę. Zaczynać się powinny od podania daty, miejsca i uczestników spotkania. Niezmiernie ważne jest kto spisuje i dystrybuuje minutki. Ich autor bowiem ma niepowtarzalną okazję do zapisania wszystkiego oczywiście w zgodzie ze wspólnie podjętymi rozstrzygnięciami, ale zawsze swoimi słowami wyrażającymi własne zrozumienie i zapewniającymi ochronę przede wszystkim własnych interesów.

Zwyczajowo strona dystrybuująca minutki prosi odbiorców o poprawienie / uzupełnienie / korektę. I na koniec co najważniejsze, zaakceptowanie /potwierdzenie. Uwaga, brak uwag, może oznaczać aprobatę.

• Szkic umowy

To prosty dokument, pozbawiony wszelkich prawnych zapisów, w którym umieszczamy wszystkie uzgodnienia. To szablon, na bazie którego dochodzi do zbliżenia stron, następnie do potwierdzeń poszczególnych ustaleń a wreszcie do wypracowania ostatecznej umowy.

Powyżej wymienione dokumenty to oczywiście jedynie podstawowe dokumenty związane z negocjacjami. Im bardziej złożona kwestia, im bardziej kompleksowy projekt i wreszcie im większe pieniądze wchodzą w grę, tym bardziej rozbudowana będzie cała dokumentacja.

Źródło: https://poradniknegocjatora.pl/dokumenty-zwiazane-z-negocjacjami/

Projekt otrzymał dofinansowanie z Norwegii poprzez Fundusze Norweskie 2014-2021, w ramach programu „Dialog społeczny – godna praca”.