Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych istnieje po to, by udzielać wsparcia finansowego pracownikom danego przedsiębiorstwa. Oczywiście pula środków zgromadzonych w takim funduszu jest zawsze ograniczona, w związku z czym warto zawczasu pomyśleć o zasadach ich rozdzielania. Pomocny w tym zakresie będzie właściwie sporządzony regulamin ZFŚS.

Zgodnie z treścią art. 3 ust. 1 oraz 1c Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty tworzą fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest więc specjalną pulą środków pieniężnych gromadzonych przez pracodawcę w celu udzielania wsparcia finansowego związanego z zaspokajaniem potrzeb socjalnych byłych i obecnych pracowników.

W rzeczywistości możliwość przyznania świadczenia socjalnego z funduszu jest uzależniona od ilości środków na nim zgromadzonych. Każdy ZFŚS jest w mniejszym lub większym stopniu ograniczony, tzn. nie istnieje możliwość ciągłego przyznawania dofinansowań socjalnych dla wszystkich obecnych i byłych pracowników. W związku z tym konieczne jest wypracowanie zasad, które w możliwie jak najdokładniejszy sposób pomogą w rozdzielaniu tego rodzaju świadczeń. W tym celu należy sporządzić regulamin funduszu.

Zbiór zasad i zaleceń dotyczących gromadzenia i rozdzielania środków zgromadzonych w zakładowym funduszu świadczeń socjalnych określamy mianem regulaminu funduszu. Zgodnie z treścią art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania jego środków na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27  ust. 1 albo art. 30 ust. 6 Ustawy z dnia 23 maja 1991 roku o związkach zawodowych. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Powołane powyżej przepisy stanowią, że ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Przyznawanie świadczeń z funduszu jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową.

Konieczność utworzenia regulaminu ZFŚS wynika więc z obowiązujących przepisów prawa oraz praktycznych potrzeb. Jednolity regulamin pozwala bowiem na bezproblemowe podjęcie decyzji, czy w danym przypadku można udzielić wsparcia socjalnego wnioskującemu o nie pracownikowi lub emerytowi. Warto przy tym pamiętać, że regulamin nie musi być stworzony przez zawodowego prawnika – uprawnieni do tego są zarówno pracodawca, jak i członkowie zakładowej organizacji związkowej.

Każdy regulamin ZFŚS będzie inny, ponieważ każdy zakład pracy posiada inny charakter, inną liczbę pracowników, a wreszcie zróżnicowane możliwości finansowe w zakresie udzielania wsparcia socjalnego. W przypadku dużych przedsiębiorstw regulaminy mogą liczyć po kilkanaście, na nawet kilkadziesiąt stron, w stosunku zaś do małych zakładów będą one zazwyczaj niewielkie.

Podstawowym zapisem, który musi się jednak znaleźć w każdym regulaminie ZFŚS, jest oznaczenie zróżnicowania udzielania wsparcia socjalnego. Pracodawca nie jest uprawniony do udzielania pomocy każdemu po równo, stałoby to bowiem w sprzeczności z obowiązującymi przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zakres warunków, od których uzależnione jest omawiane wsparcie oraz jego wysokość, zależy już od woli pracodawcy i zakładowej organizacji związkowej – ustawodawca w tym zakresie nie narzuca gotowych rozwiązań. W praktyce zdecydowana większość regulaminów opiera się tutaj na kryterium dochodowym obliczanym na jednego członka rodziny wnioskodawcy – im taki dochód będzie wyższy, tym z reguły mniejsza szansa na uzyskanie świadczenia.

Dobrze sporządzony regulamin ZFŚS powinien być podzielony na następujące części:

• Podstawa prawna – powołujemy się tutaj na fakt stworzenia regulaminu na podstawie regulacji Ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych;
• Wyjaśnienie pojęć – w tej części definiujemy wszystkie pojęcia używane w regulaminie, np. co oznacza fundusz, dochód gospodarstwa domowego, wnioskodawca, pracodawca;
• Przedmiot regulaminu – przedmiotem regulaminu jest ustalenie źródeł finansowania funduszu, zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń i usług finansowanych z funduszu, sposobu administrowania funduszem;
• Odpisy z funduszu – określamy w tym miejscu źródła finansowania funduszu, tzn. skąd pochodzi jego majątek;
• Administracja funduszem i podział środków – w tej części należy opisać, kto jest administratorem funduszu i w jaki sposób dokonuje się podziału środków w nim zawartych (np. poprzez sporządzanie corocznego preliminarza środków);
• Uprawnieni do korzystania ze środków funduszu – określamy tutaj krąg osób uprawnionych do składania wniosków o udzielenie wsparcia socjalnego z funduszu, w praktyce będą to wszyscy pracownicy oraz emeryci, którzy bezpośrednio przed przejściem na emeryturę pracowali w danym zakładzie pracy;
• Zasady przyznawania pomocy z funduszu – w tej części pracodawca i zakładowe organizacje związkowe ustalają dokładne zasady przyznawania świadczeń socjalnych, w tym reguły dotyczące składania wniosków, terminów, zasad udzielania odpowiedzi na wnioski, procedur związanych z formą przekazywania udzielonych środków;
• Rodzaje świadczeń socjalnych oraz zakres działalności socjalnej – pracodawca ma możliwość dokonania podziału wszystkich pieniędzy przeznaczanych na wsparcie socjalne według własnych kategorii, np. dofinansowanie wypoczynku, świadczenia urlopowe, bezzwrotne zapomogi pieniężne, świąteczne świadczenia pieniężne, paczki dla dzieci pracowników;
• Postanowienia końcowe – w tej części określamy datę wejścia w życie regulaminu ZFŚS oraz zasady jego zmiany. Konieczne jest również zamieszczenie podpisów pracodawcy oraz członków zakładowej organizacji związkowej (ewentualnie przedstawicieli pracowników w danej firmie).

Źródło: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-utworzyc-regulamin-zfss-w-firmie

Projekt otrzymał dofinansowanie z Norwegii poprzez Fundusze Norweskie 2014-2021, w ramach programu „Dialog społeczny – godna praca”.