Zarządzanie wiedzą pozostaje jedną z trzech najważniejszych kwestii wpływających na sukces firmy – tak wynika z raportu „2021 Global Human Capital Trends” Deloitte. Mimo to zaledwie 9% organizacji biorących udział w badaniu czuje się gotowych, by zająć się tym obszarem.

Jednym z kluczowych elementów zarządzania wiedzą, jest zapewnienie jej transferu pomiędzy poszczególnymi sektorami firmy. Transfer wiedzy stał się jeszcze ważniejszy w osiąganiu wyników biznesowych, z powodu digitalizującego się środowiska pracy. Wiele organizacji przeniosło się na zdalny lub hybrydowy tryb pracy, a to sprawiło, że wiedza organizacyjna rozproszyła się po różnych lokalizacjach wraz z pracownikami. W efekcie dotychczasowe metody przekazywania wiedzy w firmie przestają być skuteczne i również muszą przejść digitalizację, aby nadążyć za współczesnym rynkiem.

Przekazywanie informacji wewnątrz organizacji wychodzi poza zagadnienie komunikacji. System transferu wiedzy uwzględnia identyfikowanie i zbieranie informacji od pracowników, utrwalanie jej w sposób spójny i przystępny, a także udostępnianie jej innym osobom zatrudnionym w firmie. Najważniejsze informacje powinny być przekazywane pracownikom w klarowny sposób i w odpowiednim momencie.

Jakość transferu wiedzy jest istotna nie tylko dla pracodawców, ale również dla pracowników. Badanie przeprowadzone przez Deloitte wykazało, że organizacje, które dbają i optymalizują przekazywanie wiedzy pomiędzy poszczególnymi sektorami i działami, są postrzegane przez pracowników jako bardziej konkurencyjne, mogące pochwalić się większymi przychodami i wyższym zadowoleniem klientów. Dodatkowo pracownicy postrzegają te organizacje jako atrakcyjnych i innowacyjnych pracodawców.

4 wskazówki ułatwiające przekazywanie najistotniejszej wiedzy w firmie:

• Lokalizowanie luk kompetencyjnych w organizacji.

Luka kompetencyjna może pojawić się w wyniku zmian w organizacji, nieodpowiedniego zarządzania talentami i kompetencjami, albo w efekcie odejścia kluczowego pracownika z firmy. W badaniu cytowanym przez Chief Learning Officer aż 42% organizacji przyznało, że po zakończeniu stosunku pracy musiało zatrudnić byłych pracowników w charakterze konsultantów, aby poradzić sobie z luką wiedzy w firmie. Takie działania wiążą się z dodatkowymi kosztami i utratą części know how organizacji. Zlokalizowanie luk kompetencyjnych pozwala rozpoznawać, do których pracowników należy dotrzeć z daną wiedzą i kto w organizacji ma informacje niezbędne do jej uzupełnienia. Przykładem może być luka kompetencji cyfrowych, która pojawiła się w chwili wybuchu pandemii COVID-19 i która to musiała zostać szybko uzupełniona, aby zapewnić organizacjom ciągłość działania w digitalizującym się środowisku pracy. W rozpoznawaniu luk kompetencyjnych w firmach mogą pomóc m.in. na bieżąco aktualizowane profile kompetencyjne pracowników, a także monitorowanie tego, czy pracownicy odchodzący z organizacji przekazali innym swoją wiedzę.

• Budowanie struktury informacyjnej.

Aby transfer informacji w organizacji mógł być skuteczny, wiedza – formalna i nieformalna – powinna być uspójniana i udostępniana wszystkim zainteresowanym pracownikom, np. w formie bazy wiedzy. Dzięki temu organizacja minimalizuje rozdźwięk między wiedzą teoretyczną a praktyczną, a pracownicy mają wszystkie istotne informacje na wyciągnięcie ręki. Skatalogowana wiedza pozwala dużo szybciej odnaleźć pracownikom interesujące ich informacje.

Budowanie struktury informacyjnej pozwala lepiej zarządzać wiedzą, aktualizować ją i eliminować błędy. Jedną z metod jest tworzenie ogólnodostępnych wewnętrznych dokumentów, m.in. baz wiedzy, checklist, szablonów i list dobrych praktyk, które stają się kierunkowskazem i pewnym źródłem wiedzy dla wszystkich pracowników.

• Zapewnienie narzędzi usprawniających wymianę wiedzy.

W organizacji należy zaimplementować rozwiązania technologiczne, które pozwolą pracownikom wymieniać się najistotniejszymi informacjami. Narzędziami tymi mogą być choćby platformy rozwojowe. Systemy digitalowe pozwalają docierać z wiedzą do wszystkich pracowników i gwarantują powtarzalność oraz monitoring prowadzonych działań. Dzięki temu najważniejsze informacje docierają do pracowników w klarowny sposób i w dogodnym dla nich czasie.

Należy znaleźć rozwiązania technologiczne, które pozwolą pracownikom na stały i swobodny dostęp do najważniejszych informacji w firmie – z dowolnego miejsca i w dogodnym dla nich czasie.

• Uwzględnianie wymiany wiedzy w kulturze organizacji.

Produktywność pracownika może wzrosnąć o 20-25%, dzięki wprowadzeniu skutecznych technologii wspomagających social learning. Tylko wtedy, gdy pracownicy są zachęcani do wzajemnego uczenia się i dzielenia informacjami, możliwy jest skuteczny transfer wiedzy wewnątrz firmy.

Uczenie się i rozwój powinny być istotnym elementem w kształtowaniu kultury organizacyjnej. Środowisko pracy, które wspiera wymianę najistotniejszych informacji pomiędzy pracownikami i działami, skupia się m.in. na projektowaniu indywidualnych ścieżek rozwojowych, zarządzaniu talentami, wyrównywaniu szans w rozwoju oraz wspieraniu pracowników w pogłębianiu ich kompetencji.

Płynne przekazywanie ważnych informacji w organizacji pozwala pracownikom podejmować trafniejsze decyzje. Transfer wiedzy to przepływ danych, narzędzi, dobrych praktyk, informacji zwrotnych, pomysłów i uwag, który daje odpowiednim pracownikom pełen obraz ryzyka i czynników mogący wpłynąć na podejmowaną decyzję.

Innymi korzyściami standaryzowania przepływu informacji w firmie jest niwelowanie zakłóceń komunikacyjnych, które często są przyczyną błędów, a także przeciągania się projektów i zadań. Bieżące przekazywanie najważniejszych informacji pozwala także zatrzymać w strukturach organizacji wiedzę pracowników, którzy zamierzają opuścić szeregi firmy.

Dzięki płynnemu transferowi wiedzy w organizacji pracownicy dysponują większą ilością informacji na temat działania firmy. Mogą zestawiać ze sobą wiedzę o klientach, dostawcach oraz aktualnych trendach w branży i na ich podstawie podejmować trafne biznesowo decyzje. Transfer wiedzy wspiera organizacyjne uczenie się i rozwój kompetencji pracowników, przekładając się na budowanie know how organizacji.

Źródło: https://hcmdeck.com/blog/transfer-wiedzy-w-organizacji/

Projekt otrzymał dofinansowanie z Norwegii poprzez Fundusze Norweskie 2014-2021, w ramach programu „Dialog społeczny – godna praca”.