Jak rozumieć obszar HR Compliance?

Nie ulega wątpliwości, że to kapitał ludzki stanowi najistotniejszą wartość dla organizacji. Umożliwia jej sprawne funkcjonowanie, stanowi o innowacyjności i potencjale konkurencyjności. Pozycja HR Compliance jest istotna z punktu widzenia organizacji, bo dynamicznie zmieniające się otoczenie regulacyjne, o czym szczególnie intensywnie pracodawcy przekonali się podczas trwania pandemii COVID-19, stanowi nie lada wyzwanie. Zapewnienie zgodności regulacyjnej w organizacji stało się problemem bardziej aktualnym niż kiedykolwiek wcześniej, i to nie tylko w obszarze norm z zakresu prawa zatrudnienia, ale także regulacji dotyczących kwestii zobowiązań podatkowych czy ubezpieczeń społecznych. Ponadto, warto zauważyć, iż ryzyko związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i kwestią otoczenia regulacyjnego go dotyczącego to ryzyka powszechne i uniwersalne, bez względu na sektor działalności i ilość zatrudnianych pracowników. W końcu zaś, to osoba świadcząca pracę (bez względu na podstawę prawną zatrudnienia) stanowi podmiot zarządzania kapitałem intelektualnym przedsiębiorstwa czy też jednostek organizacyjnych ze sfery prawa publicznego.

W pierwszej kolejności obszar HR Compliance możemy pojmować, jako ryzyko braku zgodności w obszarze norm prawnych dotyczących kwestii HR-owych, a także jako ryzyko zarządzania kapitałem ludzkim (ryzyko personalne). Samo zaś ryzyko personalne możemy zdelimitować na ryzyko organizacji (leżące po stronie zatrudniającego) oraz ryzyko personalne związane z zatrudnionym. Przykładem materializacji tego drugiego mogą być decyzje pracownika o podjęciu działań wbrew ustanowionym powszechnie regulacjom antypandemicznym i skala ich negatywnych konsekwencji dla samego decydenta.

Podejmując zagadnienie HR Compliance nie sposób nie odnieść się też do kwestii jego identyfikacji i oceny. Próbę pomiaru ryzyka personalnego możemy podjąć poprzez przejście trzech głównych etapów, z których pierwszy polega na identyfikacji procesów personalnych w organizacji oraz potencjalnych niekorzystnych zdarzeń w ramach każdego z nich, drugi – na ocenie poziomu ryzyka, a trzeci – na analizie i identyfikacji kierunków ograniczania lub eliminowania ryzyka. Do przejścia poszczególnych etapów konieczna jest współpraca przedstawicieli różnych sektorów w ramach konkretnej organizacji – linii biznesowych oraz obszarów wspierających. Do zespołu opracowującego kwestie analizy ryzyk powinni wchodzić przedstawiciele zespołu HR, compliance, działu prawnego oraz liderzy departamentów biznesowych.

Pierwszym etapem identyfikacji ryzyka jest wyodrębnienie poszczególnych procesów personalnych (np. planowanie potrzeb kadrowych czy selekcja kandydatów) oraz zestawienie ich z potencjalnymi niekorzystnymi zdarzeniami – np. brakiem profilu kompetencyjnego poszukiwanych kandydatów czy pominięciem obowiązków prawnych związanych choćby z pierwszeństwem zatrudnienia osób zwolnionych w ramach zwolnień grupowych.

Kolejny krok stanowi analiza poszczególnych ryzyk przeprowadzona według przyjętej metodologii (np. zgodnie z matrycą oceny ryzyka, w której brane są pod uwagę prawdopodobieństwo i skutki poszczególnych ryzyk). W całym procesie, w szczególności zaś podczas oceny syntetycznej ryzyka, należy wziąć pod uwagę także „apetyt na ryzyko” konkretnej organizacji. W końcu zaś, znając najbardziej newralgiczne obszary oraz akceptowalny poziom ryzyka, można podjąć kroki mające na celu ich mitygację i optymalizację.

Na pierwszym miejscu można wskazać procedury i polityki HR Compliance. Należą do nich zarówno obligatoryjne akty wewnątrzzakładowe, jak i te, które organizacja przyjmuje dobrowolnie. W szczególności można wskazać tutaj polityki wynagrodzeniowe, zasady uczciwej rekrutacji, polityki przeciwdziałania konfliktowi interesów, polityki zarządzania talentami oraz politykę antymobbingową. W ramach elementów wspomagających HR Compliance można także zaliczyć wewnętrzne postępowania wyjaśniające, które wszczynane są najczęściej w związku z otrzymanym zgłoszeniem w ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości bądź w ramach procedur przewidzianych w polityce antymobbingowej. Również wdrożony w organizacji system whistelblowing’owy stanowi jedno z rozwiązań pomagające wykryć na stosunkowo wczesnym etapie działania lub zaniechania naruszające obowiązujące normy prawne. Istotne znaczenie mają także prowadzone wewnętrzne akcje i kampanie edukacyjne promujące HR Compliance, jednocześnie wyjaśniające jego rolę w przedsiębiorstwie.

HR Compliance to nie tylko więc system działań mających na celu zapewnienie zgodności w ramach norm prawnych w obszarze zatrudnienia, lecz także obszar pozwalający na wsparcie zarządzania ryzykiem personalnym wyposażony w konkretne instrumentarium. Właściwe działanie HR Compliance, którego poszczególne elementy skonsultowane i wdrożone we współpracy z ekspertami stanowią swoisty parasol ochronny i jednocześnie wentyl bezpieczeństwa dla organizacji działającej w szybko zmieniającym się otoczeniu prawnym i faktycznym, jednocześnie uwrażliwionej na dotychczas nieprzewidziane ryzyka o charakterze pandemicznym.

Źródło: https://www.prawo.pl/kadry/hr-compliance-a-ryzyka-braku-zgodnosci-regulacyjnej-oraz,501786.html

Region Gdański NSZZ „Solidarność”

Projekt otrzymał dofinansowanie z Norwegii poprzez Fundusze Norweskie 2014-2021, w ramach programu „Dialog społeczny – godna praca”.

[dkpdf-button]
Strona korzysta
z plików Cookies.
Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na ich używanie. Dowiedz się więcej