Vademecum działacza związkowego: Pracujesz zdalnie – wstąp do związku zawodowego
Kodeks pracy pozwala świadczyć pracę nie tylko tradycyjnie, w miejscu wpisanym w umowie o pracę, ale również zdalnie, w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Ustawa z 1 grudnia 2022 r. wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną, jednocześnie uchylając przepisy o telepracy.
Przepisy o pracy zdalnej zostały wprowadzone od 7 kwietnia 2023 r. Wcześniej ta forma wykonywania pracy była uregulowana w przepisach specustawy uchwalonej w związku z epidemią COVID-19. W kodeksie pracy funkcjonowały przez wiele lat przepisy o tzw. telepracy, które również pozwalały na pracę z domu.
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (także pod adresem zamieszkania pracownika). Powinna być świadczona przy użyciu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Kodeks pracy przewiduje zarówno pracę zdalną całkowitą, jak i hybrydową (częściowo w domu, częściowo w firmie), stosownie do potrzeb konkretnego pracownika i pracodawcy.
Pracodawca może ją wprowadzić poprzez akty prawa zakładowego, czyli porozumienie ze stroną związkową lub regulamin. Gdy te dokumenty nie zostaną przyjęte, wówczas możliwe są jednostronne polecenie pracodawcy i porozumienie z pracownikiem.
I tu pojawia się rola związku zawodowego.
Pracodawca ma obowiązek określić zasady wykonywania pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową. Jeżeli u pracodawcy działają co najmniej dwie organizacje związkowe – stronami porozumienia powinny być wszystkie.
Jeżeli jednak nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu przepisów ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest zakładowa organizacja związkowa:
- będąca jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego (patrz niżej), zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub
- zrzeszająca co najmniej 15 proc. osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli żadna z zakładowych organizacji związkowych nie spełnia powyższych wymogów, reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest organizacja zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
Ustawa o Radzie Dialogu Społecznego za reprezentatywne organizacje związkowe uznaje ogólnokrajowe związki zawodowe, ogólnokrajowe zrzeszenia (federacje) związków zawodowych i ogólnokrajowe organizacje międzyzwiązkowe (konfederacje), które spełniają łącznie następujące kryteria:
- zrzeszają więcej niż 300 000 członków będących osobami wykonującymi pracę zarobkową;
- działają w podmiotach gospodarki narodowej, których podstawowy rodzaj działalności jest określony w więcej niż w połowie sekcji Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), o której mowa w przepisach o statystyce publicznej.
W porozumieniu zawartym z zakładowymi organizacjami związkowymi określa się w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, oraz kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę lub ryczałtu zastępującego obowiązek pokrycia wymienionych powyżej kosztów albo wypłaty ekwiwalentu;
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Kodeks pracy określa minimalny zakres regulacji, jakie muszą znaleźć się w porozumieniu ze organizacjami związkowymi. Nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca i związkowcy umieścili w porozumieniu także inne postanowienia dotyczące pracy zdalnej.
Porozumienie pomiędzy pracodawcą a organizacjami związkowymi powinno być zawarte w ciągu 30 dni od dnia przedstawienia związkom projektu porozumienia przez pracodawcę. Jeżeli w tym terminie nie dojdzie do zawarcia porozumienia pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej wydając odpowiedni regulamin.
Postanowienia regulaminu powinny uwzględniać ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia – czyli te kwestie, na które przedstawiciele organizacji związkowych zgodzili się w trakcie negocjacji zakończonych nie zawarciem porozumienia.
