Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma cyfrowego fakturowania, która od 2026 roku dotyczy także organizacji pozarządowych (NGO) prowadzących działalność gospodarczą lub odpłatną, takich jak fundacje i stowarzyszenia, w tym związki zawodowe – w zakresie wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucyjne zmiany w fakturowaniu.

Przypominamy raz jeszcze, że od 1 lutego 2026 roku wejdzie w życie obowiązek odbioru, a później także wystawiania faktur przez ten centralny system. Obowiązek KSeF wchodzi stopniowo (np. od 1 lutego 2026 r. dla związków zawodowych i dużych firm) i obejmuje wszystkie faktury, z wyjątkiem niektórych zwolnień (np. transakcje B2C, dotacje, niektóre zwolnienia VAT). Jego celem jest cyfryzacja, usprawnienie i zwiększenie przejrzystości procesów księgowych.

Reasumując, najwięksi przedsiębiorcy zaczną wystawiać faktury w systemie KSeF 1 lutego 2026 roku i od tego dnia obowiązkowe stanie się odbieranie ich faktur w systemie KSeF. Od tego dnia zgodnie z przepisami niektóre faktury będą dostępne wyłącznie w KSeF (za internet ,energię , telefon i paliwo).
Region Gdański NSZZ „Solidarność” rozpoczyna wystawianie faktur sprzedażowych za
pośrednictwem KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna, ogólnopolska platforma informatyczna, stworzona i zarządzana przez Ministerstwo Finansów. KSeF działa jako centralny punkt wymiany i oficjalny kanał obiegu dokumentów, poprzez który każda organizacja (w tym fundacje) będzie zobligowana do:

• wystawiania i przesyłania faktur w formacie elektronicznym;
• odbierania faktur od kontrahentów;
• przechowywania tych dokumentów (KSeF przechowuje faktury ustrukturyzowane przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, zwalniając co do zasady podatnika z obowiązku ich samodzielnej archiwizacji).

KSeF to platforma, która zapewnia uporządkowany i bezpieczny sposób fakturowania, zastępując obecną formę dokumentów (np. papier czy PDF) jednolitym wzorem cyfrowym.

 Instrukcja uzyskania dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Organizacje związkowe w roku 2026 mają nowy obowiązek uzyskania dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026. W celu uzyskania dostępu do KSeF musimy wypełnić formularz ZAW-FA, w którym upoważniamy osobę do logowania się w KSeF. Osoba upoważniona do KSeF musi posiadać Profil Zaufany za pomocą którego będzie się mogła logować w systemie.  

W celu nadania uprawnień dodatkowej osobie musimy dokonać następujące czynności:

Krok 1: Strona logowania do MCU – wpisujemy NIP Organizacji związkowej następnie naciskamy przycisk „Uwierzytelnij” – przekieruje nas do następnej strony

Krok 2: Podpisanie pliku nazwanego „Dokument” – po naciśnięciu przycisku „Podpisz” przekieruje nas na stronę gdzie możemy wybrać jakim podpisem elektronicznym chcemy podpisać

Krok 3: Wybieramy na stronie metodę podpisywania dokumentu „Profil zaufany”

Krok 4: Logujemy się do „Profilu zaufania”

Krok 5: Wybieramy zakładkę po lewej stronie „Uprawnienia” i wybieramy „Dodaj uprawnienia”

Krok 5: Po wybraniu „Dodaj uprawnienia” pojawi nam się nowy formularz gdzie będziemy musieli wybrać dla kogo nadajemy uprawnienia. Wybieramy „Rodzaj uprawnień” następnie wybieramy „Osoba fizyczna do pracy w KSeF”. Następnie wybieramy „Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym…” uzupełniamy PESEL, imię i nazwisko osoby upoważnianej. Przedostatnim krokiem jest wybranie „Zakresu uprawnień” w tym miejscu musimy wybrać min. „Przeglądanie faktur” i „Przeglądanie historii sesji (generowanie UPO)”  I naciskamy przycisk „Nadaj uprawnienia”. Po nadaniu uprawnień dodatkowa osoba może się logować do KSeF.

Instrukcja pobierania faktur z aplikacji KSeF

Obecnie nie ma wersji produkcyjnej do KSeF z tego powodu w tej Instrukcji nie będzie umieszczona informacja jak się zalogować. Prawdopodobnie będzie się logować w taki sam sposób jak do modułu MCU. W celu pobrania faktury logujemy się do KSeF (od 1 lutego 2026).

Krok 1: Po zalogowaniu będziemy musieli wybrać zakładkę po lewej stronie „Faktury” i następnie wybieramy „Lista faktur”.

Krok 2: Po wybraniu „Lista faktur” pojawi się nam lista otrzymanych faktur. Następnie klikamy na fakturę (na niebiesko zaznaczony nr KSeF)

Krok 3: Po kliknięciu otworzy nam się okno z naszą fakturą i wybieramy „Pobierz” a następnie wybieramy „PDF”

Krok 4: Po wybraniu „PDF” wyskoczy nam okno z wyborem czy chcemy otworzy plik lub go zapisać. Fakturę drukujemy i postępujemy jak z zwykłą papierową fakturą.

Krok 5: Bardzo ważne jest aby przy przelewach za fakturę wpisywać nr KSeF który jest na fakturze. Wynika to z nowych obowiązków, które wejdą w życie.