Od 1 maja 2026 r. prywatni pracodawcy mają obowiązek wliczać okresy pracy poza stosunkiem pracy do okresu zatrudnienia.

Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 26 września 2025 r. przewidująca obowiązek zaliczania do okresu zatrudnienia okresów pracy na innej podstawie niż stosunek pracy weszła w życie w dniu 1 stycznia 2026 r., ale w pierwszym okresie jej obowiązywania miała ona zastosowanie wyłącznie do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych. Pozostali pracodawcy mają obowiązek stosować przepisy art. 302¹ k.p. od dnia 1 maja 2026 r.

Co obowiązek stosowania przepisów art. 302¹ k.p. oznacza dla pracodawców sektora prywatnego oraz zatrudnionych u nich pracowników?

1 maja 2026 r. rozpoczyna swój bieg 24-miesięczny termin na udokumentowanie przez pracownika zatrudnionego u pracodawcy nie będącego jednostką sektora finansów publicznych okresów podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu:

1) prowadzenia pozarolniczej działalności,

2) współpracy przy prowadzeniu takiej działalności,

3) wykonywania pracy na podstawie cywilnoprawnych umów zlecenia, o świadczenie usług oraz agencyjnej,

4) współpracy przy wykonywaniu takich umów,

5) członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,

6) członkostwa w spółdzielni kółek rolniczych.

Okresy te potwierdzają zaświadczenia wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku okresów prowadzenia pozarolniczej działalności oraz współpracy przy jej wykonywaniu ZUS wydaje zaświadczenia o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.

Okresy pracy na podstawie pozostałych tytułów dokumentowane są na podstawie zaświadczenia ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Wnioski o wydanie zaświadczeń przez ZUS zainteresowani mogą składać w postaci elektronicznej za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez ZUS (PUE/e-ZUS).

Tą samą drogą ZUS doręcza zainteresowanemu zaświadczenia dokumentujące osiągnięte okresy ubezpieczenia a także wszelkie decyzje i pisma w tych sprawach.

Od dnia 1 maja 2026 r. pracownicy jednostek sektora prywatnego mogą udokumentować powyższe okresy pracy. Mają na to 24 miesiące. Nieudokumentowanie okresów pracy w tym terminie zwalnia pracodawcę z obowiązku ich wliczenia do okresu zatrudnienia.

Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy korzystania przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą z tzw. ulgi na start (tj. okresu niepodlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym trwającego nie dłużej niż pierwsze 6 miesięcy od rozpoczęcia tej działalności), a także z zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Okresy korzystania z ulgi na start dokumentowane są na podstawie zaświadczeń o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego wydawanych przez ZUS a okresy zawieszenia działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem – za pomocą zaświadczeń ZUS o opłaceniu składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe.

Okresy: 1) współpracy z przedsiębiorcą korzystającym z tzw. ulgi na start oraz 2) sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przez osobę współpracującą dokumentowane są za pomocą zaświadczeń o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe wystawionych przez ZUS.      

Warto zauważyć, że w myśl art. 302¹ § 3 k.p. do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy pracy na podstawie w/w tytułów, w trakcie których pracownik nie podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym a także udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej na innej podstawie niż stosunek pracy przebyte za granicą.

Ciężar udokumentowania tych okresów spoczywa w tym przypadku na zainteresowanym pracowniku. Może on wykazać fakt wykonywania pracy na podstawie wskazanych wyżej tytułów w oparciu o posiadane przez siebie dokumenty takie jak umowa jaką zainteresowany zawarł z podmiotem zatrudniającym czy oświadczenia woli składane przez strony w formie pisemnej w okresie obowiązywania takich umów lub w związku z ich rozwiązaniem. W tych przypadkach ocena czy okres pracy został udokumentowany w sposób wystarczający należy do pracodawcy a w razie sporu w tym zakresie do sądu pracy.

Wskazane powyżej okresy wykonywania pracy na innej podstawie niż stosunek pracy są wliczane do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Chodzi o uprawnienia pracownicze uzależnione od osiągnięcia zarówno tzw. ogólnego stażu pracy (czyli okresu zatrudnienia osiągniętego w różnych podmiotach) jak i tzw. stażu zakładowego (czyli okresu zatrudnienia u danego pracodawcy).

Nie ma znaczenia czy uprawnienia uzależnione od osiągnięcia odpowiedniego okresu zatrudnienia wynikają z powszechnych przepisów prawa pracy (Kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów wykonawczych) czy też zostały one przewidziane w tzw. autonomicznych źródłach prawa pracy (układach zbiorowych pracy, innych porozumieniach zbiorowych i regulaminach).

Udokumentowane okresy pracy na innej podstawie niż stosunek pracy wliczane są do stażu zakładowego wyłącznie wówczas, gdy pracownik w ich trakcie wykonywał pracę na rzecz pracodawcy, który uwzględnił te okresy w okresie zatrudnienia. Zgodnie z art. 8 ustawy nowelizacyjnej okresów wykonywania pracy na innej podstawie niż stosunek pracy nie wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależy okres wypowiedzenia umowy o pracę trwający w dniu 1 stycznia 2026 r. (jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych) albo w dniu 1 maja 2026 r. (w przypadku pracodawców sektora prywatnego).

Udokumentowane okresy pracy na innej podstawie niż stosunek pracy nie są wliczane do okresu pracy wymaganego od kandydatów na określone stanowiska pracy w naborach na wolne stanowiska pracy wszczętych i niezakończonych przed dniem 1 stycznia 2026 r. (jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych u pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych) albo przed dniem 1 maja 2026 r. (w przypadku pracodawców sektora prywatnego).

dr hab. Marcin Zieleniecki, Biuro Eksperckie, Dialogu i Polityki Społecznej KK NSZZ „Solidarność”