Deregulacja w Ustawie Kodeks pracy przygotowana w Ministerstwie Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zakłada powiązanie terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę. Prezydent Karol Nawrocki zatwierdził 8 stycznia br. zmiany w Kodeksie pracy dotyczące zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz wprowadzają nowe rozwiązania dla pracowników i pracodawców w sferze komunikacji.

Ustawa zmienia termin wypłaty ekwiwalentu pieniężnego przysługującego za każdy dzień niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Dotychczas art.  171 Kodeksu pracy nie zawierał wskazania, kiedy pracodawca wypłaca ekwiwalent.

Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop jest wymagalne od dnia rozwiązania umowy o pracę. Niekiedy dochodziło do nieprawidłowych obliczeń urlopowego ekwiwalentu.   Zgodnie z nowymi przepisami terminem wypłaty ekwiwalentu urlopowego będzie dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę, ustalony zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. A jeżeli dzień ten wypada przed zakończeniem stosunku pracy (przed dniem, w którym umowa o pracę się kończy), wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy, co jest odejściem od dotychczasowych sztywnych reguł. Gdy termin jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym. 

I tak w art. 171 Kodeksu pracy pozostaje zapis w §1:

w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, a do art. 171 Kodeksu po §3 dodaje się §4 i §5:

• §4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.
• §5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.

Zmiana dotyczy też funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. I tak pracodawcy, u których nie działają związki zawodowe (zakładowe organizacje związkowe), będą zobowiązani do konsultacji z co najmniej dwuosobową reprezentacją pracowników przy ustalaniu kwestii związanych z funduszem. Dotychczas wymagało to jednego przedstawiciela.    

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza też w kontaktach między pracownikiem a pracodawcą rozszerzony katalog korzystania z narzędzi elektronicznych. Pracownicy będą mogli składać wnioski online o czas wolny na sprawy osobiste i urlop bezpłatny. Zmiana ta ma na celu uproszczenie formalności. Cyfryzacja ma też przyspieszyć wymianę informacji między stronami stosunku pracy.

Nowe regulacje Kodeksu pracy, wprowadzone po podpisaniu przez prezydenta RP, weszły w życie (stały się częścią porządku prawnego) 1 stycznia 2026 r. Jednocześnie zasada vacatio legis przewiduje, że przepisy te zaczną obowiązywać (będą stosowanie w praktyce) po upływie 14 dni od daty ich ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. To z kolei pozwala na odpowiednie przygotowanie systemów kadrowo–płacowych do zmian.