Z uwagi na upowszechnienie się podczas epidemii wykonywania pracy w formie pracy zdalnej oraz zgłaszane postulaty dotyczące możliwości jej kontynuowania także po odwołaniu stanu epidemii, w Ministerstwie przygotowany został projekt ustawy o zmianie ustawy ‒ Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, mający na celu wprowadzenie pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy. 7 czerwca br. projekt nowelizacji kodeksu wpłynął do Sejmu. W Parlamencie będą podjęte prace nad projektem ustawy. Termin wejścia w życie przepisów ustawy  będzie uzależniony od prac parlamentarnych – poinformowało nas Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Praca będzie mogła być wykonywana zdalnie w miejscu wskazanym przez pracownika, jednak każdorazowo musi być ono uzgodnione z pracodawcą. Pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w sposób zdalny w trakcie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii i w okresie, w którym z powodu tzw. siły wyższej nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w miejscu pracy.

Pracownik bezpośrednio przed wydaniem polecenia będzie musiał złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. W przeciwnym wypadku praca zdalna nie będzie możliwa. Nowelizacja kodeksu pracy ma również przewidywać sytuacje, w której u pracownika zmienią się warunki lokalowe i techniczne, a on sam nie będzie mógł dalej świadczyć pracy zdalnie. W takiej sytuacji pracownik będzie miał obowiązek poinformować pracodawcę, a ten niezwłocznie cofnął polecenie pracy zdalnej.

Pracodawca będzie musiał wyposażyć pracownika w narzędzia i pokryć koszty, będzie mógł wejść do mieszkania, by skontrolować miejsce pracy zdalnej oraz pracownika.

Uwaga. Pracodawca będzie miał możliwość przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej. Jak skoro miejscem pracy będzie np. mieszkanie pracownika? Wizyta będzie musiała być wcześniej uzgodniona z pracownikiem. Zasady kontroli powinien określać regulamin, polecenie pracy zdalnej lub porozumienie zawarte z pracownikiem. Kontroli będą podlegać procedury ochrony danych osobowych oraz warunki BHP.

Kodeks pracy ma przewidywać również sytuacje, w których pracownik będzie miał prawo do pracy zdalnej, a pracodawca będzie musiał taki wniosek uwzględnić w sytuacji ciąży pracownicy, wychowywanie dziecka do 4 roku życia, sprawowania przez pracownika opieki nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności

 Pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych przy wykonywaniu pracy, zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną.

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej proponuje, aby praca zdalna mogła być wykonywana też na wniosek pracownika złożony pisemnie w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Jak ten projekt jest uzasadniany?

– Potrzeba wprowadzenia projektowanych zmian wynika z konieczności wyjścia naprzeciw uzasadnionym potrzebom pracowników i pracodawców w dwóch istotnych obszarach. Proponowane w niniejszym projekcie ustawy rozwiązania zmierzają w związku z tym do osiągnięcia dwóch celów, to jest do umożliwienia pracodawcom – w uzasadnionych przypadkach – wprowadzenia prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu, a także wprowadzenia regulacji dotyczących pracy zdalnej jako rozwiązania stałego.

Ma to być uzyskane przez stosownych zmian do przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, czyli wprowadzenie możliwości wykonywania pracy zdalnej (w całości lub części) poza zakładem pracy na podstawie porozumień między pracownikiem a pracodawcą zawartych przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia.

Także tzw. Kamień milowy KPO o numerze A65G zakłada wejście w życie w 2022 roku nowelizacji Kodeksu pracy wprowadzającej na stałe pracy zdalnej do przepisów oraz elastycznych form organizacji czasu pracy. Projektowane rozwiązania zmierzające do umożliwienia pracodawcom – w uzasadnionych przypadkach – wprowadzenia prewencyjnej kontroli pracowników na obecność w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu podyktowane są rozwiązaniami zawartymi w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

Zgodnie z art. 4 pkt 1 rozporządzenia 2016/679 dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”). Możliwą do zidentyfikowania osobą fizyczną będzie osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Zdaniem MRiPS pojęcie danych o stanie zdrowia należy rozumieć szeroko. Zgodnie z tym motywem do danych osobowych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. Do danych takich zalicza się m.in. informacje o stanie fizjologicznym osoby.

Zdaniem twórców nowelizacji „należy przyjąć, że informacje o obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, nawet mające charakter ogólny, stanowią dane dotyczące zdrowia.

Jednocześnie przypomnijmy, że  zabronione jest przetwarzania danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby.  Mimo to i tu jest wyjątek. Zakaz nie ma zastosowania, w sytuacjach, w których przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego, które są proporcjonalne do wyznaczonego celu, nie naruszają istoty prawa do ochrony danych i przewidują odpowiednie i konkretne środki ochrony praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą.  

Praca zdalna jest obecnie możliwa na podstawie art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Nie ma jej kodeksowych uregulowań, gdyż praca zdalna nie była dotychczas uregulowana w Kodeksie pracy. Projekt nowelizacji ustawy zakłada, że nowe regulacje zastąpią przepisy o telepracy.