W praktyce funkcjonowania związków zawodowych i rad pracowników niejednokrotnie dochodzi do sporów z pracodawcą o dostęp do informacji o jego działalności. Nie może bowiem budzić wątpliwości, iż dla efektywnego wykonywania swoich zadań zarówno związek zawodowy jaki i rada pracowników muszą posiadać wiedzę zarówno o sytuacji pracodawcy jak i jego zamiarach. Z drugiej jednak strony pracodawcy z różnych przyczyn odmawiają udostępnienia żądanych danych.

Tymczasem zarówno przepisy ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych jak i ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji nie pozwalają na udzielenie jednoznacznej i precyzyjnej odpowiedzi na pytanie, jakiego rodzaju informacje o pracodawcy podlegają udostępnieniu każdemu z tych podmiotów.

Stosownie do art. 28. ustawy o związkach zawodowych „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie związku zawodowego informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania.”

Z kolei art. 13 ust. 1 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji wskazuje, że pracodawca przekazuje radzie pracowników informacje dotyczące: 1) działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy oraz przewidywanych w tym zakresie zmian; 2) stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia; 3) działań, które mogą powodować istotne zmiany w organizacji pracy lub podstawach zatrudnienia.
Zasadnicze wątpliwości dotyczą żądań związku zawodowego i rady pracowników w przedmiocie udostępnienia informacji o danych finansowych pracodawcy, rzutujących na jego sytuację ekonomiczną.
Artykuł 28 ustawy o związkach zawodowych pozwala stwierdzić, iż związek zawodowy może żądać informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej. Brak jest jednak dyrektyw, które umożliwiałyby jednoznaczne zdefiniowanie, jakiego rodzaju informacje o pracodawcy są obiektywnie związane z prowadzeniem działalności związkowej a także, które z nich mają przymiot niezbędności oraz kto jest uprawniony do oceny zaistnienia tych przesłanek w konkretnej sytuacji.

Literatura przedmiotu wiąże zakres przedmiotowy informacji podlegającej udostępnieniu przez pracodawcę zakładowej organizacji związkowej z uprawnieniami oraz funkcjami, które tej strukturze przypisują przepisy prawa, tj. funkcją ochronną, reprezentacyjną, w szczególności jednak z funkcja kontrolną. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych „Związki zawodowe sprawują kontrolę nad przestrzeganiem prawa pracy oraz uczestniczą, na zasadach określonych odrębnymi przepisami, w nadzorze nad przestrzeganiem przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.” Przepis ten dopełnia art. 26 tej ustawy. Z powyższego wynika, iż przepisy prawa nie przewidują dla związku zawodowego prawa kontroli nad sytuacją finansową przedsiębiorstwa pracodawcy. Pamiętać jednak należy, że związki zawodowe reprezentują zbiorowe interesy pracowników i współuczestniczą w kształtowaniu warunków pracy i płacy. Bezsprzecznie zatem związek zawodowy negocjując z pracodawcą podwyżki wynagrodzeń i wysokość innych świadczeń pracowniczych powinien posiadać wiedzę o sytuacji ekonomicznej pracodawcy. Uzyskanie takiej informacji wydaje się uzasadnione także w przypadku prowadzenia rokowań nad postanowieniami porozumienia zbiorowego, o którym mowa w art. 9 1 i art. 231a Kodeksu pracy. Dodatkowo w doktrynie wskazuje się, iż zakres informacji przekazywanych związkom zawodowym wciąż ulega konkretyzacji i obejmuje coraz szerszy zakres przedmiotowy. Niemniej pamiętać należy, iż jedynie art. 2414 § 1 Kodeksu pracy wprost przewiduje obowiązek przekazania takiej informacji: „Pracodawca jest obowiązany udzielić przedstawicielom związków zawodowych prowadzącym rokowania informacji o swojej sytuacji ekonomicznej w zakresie objętym rokowaniami i niezbędnym do prowadzenia odpowiedzialnych rokowań. Obowiązek ten dotyczy w szczególności informacji objętych sprawozdawczością Głównego Urzędu Statystycznego”.

Wątpliwości wywołuje również stopień szczegółowości danych, które mają zostać ujawnione a także problematyka tak zwanych „danych wrażliwych” (dotyczących np. tajemnicy przedsiębiorstwa). Za uzasadnione jednakże należy przyjąć żądanie udostępnienia informacji o zysku (ewentualnie stracie) netto, aktywach i pasywach pracodawcy, przepływach finansowych, czy przychodach ze sprzedaży.

W praktyce pracodawcy odmawiają związkom zawodowym udostępnienia danych finansowych powołując się na brak ich związku z działalnością związkową. Takie działania pracodawców są jednak poddawane krytyce. Wśród różnych poglądów na ten temat zwraca uwagę stanowisko Krzysztofa W. Barana: „Wydaje się, że tylko zakładowa organizacja związkowa jest w stanie określić, jakie dane w konkretnym kontekście sytuacyjnym są jej niezbędne, co w praktyce oznacza, iż to związki zawodowe w żądaniu, którego formy ustawa nie precyzuje, określają zakres użytecznych dla nich informacji. Organizacje związkowe nie mają obowiązku uzasadniać, dlaczego konkretna informacja jest niezbędna do prowadzenia działalności”. Niezależnie od sporów co do zasadności udostępniania poszczególnych danych pracodawcy powinni uwzględniać, iż odmowa przekazania żądanej informacji lub przekazanie informacji wadliwej jest czynem karalnym.

Przechodząc na grunt ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji wskazać należy, iż informowanie oznacza przekazywanie radzie pracowników danych w sprawach dotyczących pracodawcy umożliwiających zapoznanie się ze sprawą (art. 2 tej ustawy), innymi słowy jest to przekazywanie przedstawicielom pracowników przez pracodawcę danych w celu zbadania sprawy i umożliwienia im zaznajomienia się z jej przedmiotem” (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/14/WE).

Obowiązek przekazania radzie pracowników informacji o działalności pracodawcy i jego sytuacji ekonomicznej oraz przewidywanych w tym zakresie zmianach statuuje przepis art. 13 ust. 1 pkt 1 powołanej ustawy. Przekazanie informacji w tym przedmiocie uzasadniają m. in.: utrata płynności finansowej przez pracodawcę, zawarcie nowej umowy handlowej istotnej dla działalności pracodawcy, nabycie przez pracodawcę przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części, połączenie pracodawcy z innym podmiotem albo jego podział, zmiana struktury organizacyjnej pracodawcy poprzez wyodrębnienie nowego oddziału, filii, zmiany w przedmiocie działalności pracodawcy. Chodzi zatem o zmiany działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy, które wpływają (lub mogą wpływać) na sytuację pracowników. Rada pracowników ma przy tym prawo żądać udostępnienia informacji w podanym zakresie nawet gdy pracodawca nie przewiduje jakichkolwiek zmian lub podjęcia działań.

Brak jest jednakże w ustawie przepisów określających stopień szczegółowości udostępnianych informacji o sytuacji ekonomicznej pracodawcy, a także formy, w jakiej te dane mają być udostępnione. Ustawa stanowi bowiem jedynie, iż pracodawca przekazuje informacje o sytuacji ekonomicznej w terminie, formie i zakresie umożliwiającym radzie pracowników zapoznanie się ze sprawą, przeanalizowanie tych informacji i przedstawienie opinii (art. 13). Pamiętać jednak trzeba, iż u różnych pracodawców różnie oceniany będzie stopień szczegółowości żądanej informacji, w zależności od specyfiki ich działalności, formy i struktury organizacyjnej itd.

Kierując się zasadniczą przesłanką, dla której wprowadzono instytucję rady pracowników, tj. umożliwienie pracownikom partycypacji w zarządzaniu zakładem pracy, przyjąć należy, iż informacja ta ma umożliwić radzie merytoryczne wypowiedzenie się w danej sprawie poprzez przedstawienie opinii. Informacja powinna być zatem kompletna pod względem danych.

Analiza ustawy z 7 kwietnia 2006 r. prowadzi do wniosku, iż brak jest podstaw do kategorycznego stwierdzenia, by informacje te miały być przekazywane w formie źródłowej, to jest w formie udostępnienia dokumentów takich jak odpis sporządzonego i złożonego przez pracodawcę do urzędu statystycznego co kwartał dokumentu – sprawozdania o przychodach, kosztach i wyniku finansowym oraz o nakładach na środki trwałe czy też dokumentów – sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa), sprawozdanie z działalności spółki za ostatni rok obrotowy. W świetle ww. przepisów ma być to bowiem „forma umożliwiająca zapoznanie się ze sprawą”. Niemniej uzasadniony wydaje się być pogląd, iż skoro rada pracowników ma realizować (w ograniczonym ustawą zakresie) uprawnienia pracowników w sferze zarządzania przedsiębiorstwem pracodawcy, to powinny być jej udostępniane dokumenty źródłowe co najwyżej z usuniętą treścią nie podlegającą ujawnieniu. Z pewnością jednak, o ile można spierać się czy dane powinny być udostępnione w formie dokumentu źródłowego (jego odpisu) o tyle nie powinno budzić zastrzeżeń, iż rada pracowników ma prawo żądać, aby pracodawca przekazał jej zamieszczone w tych dokumentach dane finansowe oraz prognozy w formie przetworzonej.

Warto zwrócić uwagę, że powołana ustawa stwarza możliwość doprecyzowania zasad i trybu przekazywania informacji w drodze porozumienia zawartego pomiędzy pracodawcą a radą pracowników (art. 5 ust. 1).

Niezależnie od powyższego nie można jednakże pominąć, iż to ostatecznie do pracodawcy należy ocena czy informacja powinna zostać przekazana radzie pracowników, a jeżeli tak, to w jakim zakresie. Oczywiście ocena ta nie może polegać na swobodnym uznaniu pracodawcy, albowiem powinna być oparta na obiektywnych kryteriach i podlega sądowej kontroli z wniosku rady pracowników a nieuprawnione zaniechanie udostępnienia informacji zagrożone jest odpowiedzialnością karną.

Związki zawodowe i rady pracowników dysponują także innymi – poza wyżej przedstawionymi – instrumentami prawnymi umożliwiającymi pozyskanie informacji o sytuacji ekonomicznej pracodawcy i prognozowanych zmianach w jego działalności.

Przepisy prawa nakładają na niektórych pracodawców, w zależności od formy organizacyjnej, w której funkcjonują, obowiązek uzyskania wpisu we właściwym rejestrze (nierzadko wiążąc z datą tego wpisu określone skutki prawne), a także obowiązek przedłożenia sądowi rejestrowemu określonych dokumentów. Przede wszystkim jest tu mowa o tzw. Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), w ramach którego funkcjonują rejestry: przedsiębiorców, stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Stosownie do przepisów ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym każdy ma prawo wglądu do takich rejestrów. Ustawa ta przewiduje także specjalny system udostępniania danych w nich zgromadzonych – tzw. Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego z oddziałami przy sądach rejestrowych. Jej zadaniem jest m. in. prowadzenie zbioru informacji KRS oraz elektronicznego katalogu dokumentów spółek, a także udzielanie informacji z KRS oraz przechowywanie i udostępnianie kopii dokumentów z tzw. katalogu, oraz utworzenie i eksploatacja połączeń KRS i katalogu w systemie informatycznym. Centralna Informacja wydaje odpisy, wyciągi i zaświadczenia oraz udziela informacji z KRS, które mają moc dokumentów urzędowych, jeżeli zostały wydane w formie papierowej, a także wydaje z katalogu, drogą elektroniczną, kopie dokumentów, które są poświadczane za zgodność z dokumentami znajdującymi się w aktach rejestrowych podmiotu. Katalog obejmuje następujące dokumenty spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych i spółek europejskich: 1) akty założycielskie, umowy oraz statuty, jeżeli są oddzielnymi aktami, a także uchwały o ich zmianie; 2) teksty jednolite dokumentów wymienionych w pkt 1; 3) uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu; 4) uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek; a także 5) roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych, w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych.

Nie ma przeszkód by zarówno związek zawodowy jak i rada pracowników mogła wystąpić do Centralnej Informacji KRS o udostępnienie odpisów dokumentów źródłowych zawierających dane finansowe pracodawcy (sprawozdanie finansowe, w którego skład wchodzi rachunek zysków i strat, bilans oraz informacja dodatkowa) – pod warunkiem, że działa on w jednej z ww. form organizacyjnych.

Powołane dokumenty składane są przez ww. pracodawców do akt rejestrowych. Ustawa gwarantuje zainteresowanym podmiotom pełny do nich dostęp. Praktyka pokazuje, iż przejrzenia akt rejestrowych nierzadko pozwala zainteresowanemu pozyskać dodatkowe dane o podmiocie. Wspomnieć należy, iż istotnym źródłem informacji nierzadko okazuje się sprawozdanie zarządu z działalności spółki. Przydatnych danych dostarczyć może również lektura protokołów zgromadzeń wspólników (akcjonariuszy) i podjętych na nich uchwał. Zapoznanie się z tymi aktami wymaga jednak stawienia się w siedzibie sądu rejestrowego, w którym pracodawca dokonał rejestracji.

Za: Radca prawny Łukasz Wereszczyński, Zagłębie Miedziowe NSZZ „Solidarność”