Jak co roku letnie miesiące wakacyjne to najczęściej czas urlopów. Kilka zasad, które warto znać, jeśli chcemy z niego skorzystać.

1. Pierwszy raz na urlop

Pracownik, który po raz pierwszy podejmuje pracę, w danym roku kalendarzowym uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego przepracowanego miesiąca w wymiarze 1/12 rocznego urlopu. Urlop cząstkowy, nabywany z upływem miesiąca pracy, ma charakter samodzielny, co oznacza, że po każdym miesiącu pracy może być wykorzystany.

Prawo do kolejnego urlopu będzie przysługiwać pracownikowi wraz z początkiem następnego roku kalendarzowego, już w pełnym wymiarze.

2. Wymiar urlopu

Wymiar urlopu zależy od stażu pracy danego pracownika i jest to:

• 20 dni, gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni, gdy pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

3. Staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu pracownika

Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się:

• wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu i sposób ustania stosunku pracy,
• okresy nauki w szkole, maksymalnie można doliczyć 8 lat, jeśli pracownik skończył edukację w szkole wyższej,
• okresy zatrudnienia u pracodawców zagranicznych, pod warunkiem jednak opłacania  w tym okresie składek na Fundusz Pracy,
• okres urlopu bezpłatnego udzielanego pracownikowi w celu pełnienia z wyboru funkcji związkowej poza zakładem pracy

Ważne!!!

Od 1 stycznia 2026 roku staż pracy jest liczony po nowemu.

Nowelizacja Kodeksu pracy zapewnia zaliczanie do stażu pracy okresów, które dotychczas nie były uwzględniane. To szczególnie korzystna zmiana dla osób, których kariera zawodowa obejmowała prowadzenie działalności gospodarczej lub pracę na podstawie umów cywilnoprawnych. Nowe regulacje sprawią, że pracownicy będą mogli szybciej korzystać z uprawnień zależnych od stażu, m.in. wcześniej nabyć prawo do urlopu wypoczynkowego bądź nabyć go w wyższym wymiarze.

Czy równoczesna praca na umowie o pracę i umowie zlecenia będzie podwójnie liczona do stażu pracy? Co z osobami, które przez wiele lat łączyły umowę o pracę i umowy zlecenia – jak będzie liczony ich staż?

Zgodnie z dodanym art. 302¹ § 9 ustawy zmieniającej, w przypadku nakładania się okresów zatrudnienia na podstawie umowy zlecenia bądź prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej wraz z okresem pozostawania w stosunku pracy, do okresu zatrudnienia wlicza się jeden z tych okresów.

4. Urlop proporcjonalny

Do sytuacji, gdy stosunek pracy ustaje w trakcie roku kalendarzowego, stosujemy zasadę naliczania urlopu proporcjonalnego. Jego wymiar okresu przepracowania w danym roku. Jeżeli jednak pracownik wykorzysta przysługujący mu urlop w całości u swego pracodawcy, a następnie w tym samym roku kalendarzowym dojdzie do rozwiązania stosunku pracy, to następni pracodawcy zatrudniający go w tym samym roku nie będą już zobowiązani do udzielenia mu urlopu, chyba że nastąpią nowe okoliczności po stronie pracownika powodujące nabycie przez niego prawa do urlopu w wyższym wymiarze.

Urlop niewykorzystany do dnia rozwiązania stosunku pracy może być przedmiotem umowy, na podstawie której następny pracodawca (w uzgodnieniu z dotychczasowym pracodawcą), za zgodą pracownika, zobowiązuje się do jego udzielenia w naturze.

Zasada proporcjonalności urlopu odnosi się również do pracowników powracających w roku kalendarzowym do pracy po trwającym co najmniej jeden miesiąc:

• urlopie bezpłatnym,
• urlopie wychowawczym,
• odbywania zasadniczej służby wojskowej,
• tymczasowego aresztowania,
• odbywania kary pozbawienia wolności,
• nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.

5. Udzielanie urlopu wypoczynkowego

Urlop wypoczynkowy może być podzielony na części, z tego przynajmniej jedna część wypoczynku musi trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Ma to na celu stworzenie pracownikowi realnej możliwości odpoczynku od pracy i regeneracji sił.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, który stanowi kompromis między planami wakacyjnymi pracownika a koniecznością zapewnienia normalnego funkcjonowania zakładu pracy. Pracodawca może zrezygnować z ustalania planu urlopów i wówczas termin urlopu jest ustalany po porozumieniu z pracownikiem. Pracownik nie planuje tzw. urlopów na żądanie (4 dni w roku kalendarzowym).

Pracodawca udziela urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada ośmiu godzinom pracy. Natomiast rozliczenie urlopu dokonuje w godzinach.

Przykładowo dla pracowników, pracujących w innym niż podstawowy system czasu pracy, wzięcie jednego dnia urlopu oznacza zabranie z ich „konta urlopowego” tyle godzin, ile by w danym dniu pracowali, gdyby stawili się do pracy (czyli np. 10 lub 12 lub też 4 w przypadku niepełnoetatowców).

Gdy pracownika obowiązuje niższa dobowa norma czasu pracy, jego dzień urlopu odpowiada tej niższej normie (np. 7 godzin w przypadku pracownika niepełnosprawnego – 20 dni x 7 godzin = 140 godzin; 26 dni x 7 godzin = 182 godziny).

6. Urlop na żądanie (art. 167² k.p.)

Pracodawca jest obowiązany do udzielenia urlopu na żądanie pracownika, które może być zgłoszone najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Skoro kodeks nie wprowadza żadnych wymogów co do formy zgłoszenia tego żądania,  oznacza to, że pracownik może to uczynić w dowolny sposób.

Ważne!!!

W orzecznictwie przeważa rygorystyczny pogląd, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie bez udzielenia go przez pracodawcę (por. wyrok SN z dnia 16 września 2008 r., II PK 26/08). Co do zasady jednak pracodawca nie może odmówić udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez pracownika, jeśli nie występują żadne szczególne okoliczności uzasadniające odmowę.

7. Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu (art. 167 k.p.)

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, jeżeli jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (np. awaria urządzeń, nieprzewidziana kontrola z urzędu skarbowego). Nie można wymagać od pracownika przerwania urlopu w związku z koniecznością wykonania rutynowych obowiązków.

Odwołanie pracownika z urlopu ma charakter polecenia służbowego. W konsekwencji odmowa jego wykonania może być uznana za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Jednocześnie § 2 omawianego artykułu nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (np. koszty przejazdu czy zakwaterowania, koszty opłacenia wycieczki w biurze podróży).

8. Zaległy urlop wypoczynkowy

Urlop niewykorzystany w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo, należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca nie ma obowiązku uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania zaległego urlopu i musi udzielić mu urlopu przed końcem września. W wyroku z dnia 25 stycznia 2005 r. (I PK 124/05) Sąd Najwyższy stwierdził, iż pracodawca może pracownika wysłać na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (por. art. 152 § 2 k.p.) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy.

9. Przesunięcie terminu urlopu

Wcześniej ustalone terminy urlopu wypoczynkowego mogą być zmieniane z inicjatywy pracodawcy lub pracownika. Przesłanką przesunięcia terminu urlopu z uwagi na „szczególne potrzeby pracodawcy” powinny być okoliczności, z których wynika konieczność obecności pracownika w pracy, a których to okoliczności nie można było przewidzieć w momencie planowania urlopu. Przepisy nie przewidują wprost obowiązku zwrotu kosztów, które poniósł pracownik w związku z organizacją urlopu, ale jeśli przesunięcie urlopu wypoczynkowego nastąpiło z inicjatywy pracodawcy, to na zasadzie analogii należy stosować art. 167 par. 2 k.p.

Przepisy prawa pracy przewidują również obowiązkowe przesunięcie urlopu wypoczynkowego na skutek takich okoliczności, jak:

• choroba,
• odosobnienie związane z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe lub szkolenie wojskowe do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński.

Wtedy pracodawca obowiązkowo przesuwa pracownikowi urlop na inny termin (art. 165 k.p.).

10. Od 26 kwietnia 2023 r. funkcjonują w Kodeksie pracy dwa nowe „urlopy”:

a) 2 dni lub 16 godzin zwolnienia z powodu wystąpienia siły wyższej, potocznie nazywane urlopem z powodu działania siły wyższej

Ustawodawca nie zawarł w przepisach definicji siły wyższej. Przyjmuje się jednak, że siła wyższa jest okolicznością związaną z pilnymi sprawami rodzinnymi wywołanymi chorobą lub wypadkiem, kiedy natychmiastowa obecność pracownika jest niezbędna.

Za czas zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej pracownik zachowa prawo do 50 procent wynagrodzenia obliczanego jak pensja za czas urlopu wypoczynkowego.

Kodeks pracy nie przewiduje szczególnej formy wniosku o urlop z powodu siły wyższej. Można więc nawet zawnioskować ustnie o zwolnienie od pracy z powodu szczególnych okoliczności.

b) dodatkowe 5 dni urlopu opiekuńczego, niepłatnego

Z urlopu będzie mógł skorzystać pracownik, który będzie musiał zapewnić opiekę lub wsparcie osobie będącej członkiem rodziny, lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Zgodnie z uchwalonymi przepisami za członka rodziny będą uważani: syn, córka, matka, ojciec lub małżonek. Urlop będzie udzielany w dniach, które  są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop ten będzie udzielany na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie nie krótszym niż jeden dzień, przed rozpoczęciem korzystania z tego urlopu. We wniosku podaje się imię i nazwisko osoby, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych, przyczynę konieczności zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia przez pracownika oraz w przypadku członka rodziny ‒ stopień pokrewieństwa z pracownikiem, lub w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny ‒ adres zamieszkania tej osoby. Za czas tego urlopu pracownikowi nie będzie przysługiwać wynagrodzenie; nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby w przepisach wewnątrzzakładowych (ZUZP, Regulamin pracy) zapisać korzystniejsze warunki udzielania tego urlopu, np. poprzez zapłatę wynagrodzenia w wysokości 50 lub 100 procent.

11. Dofinansowanie do wypoczynku („wczasy pod gruszą”)

dla\aPoza wynagrodzeniem za czas urlopu, pracownicy mogą otrzymywać dodatkowe dofinansowanie ich wypoczynku z funduszu socjalnego. Zasady, na jakich przyznaje się ten rodzaj dofinansowania, powinny zostać określone w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Powinny one określać m.in.:

• kto jest uprawniony do tego świadczenia,
• jaka jest jego wysokość,
• jaka jest częstotliwość wypłat świadczenia,
• ile dni nieprzerwanego urlopu pracownicy powinni wykorzystać, aby mogli otrzymać dofinansowanie do wypoczynku.

O tym, komu i w jakiej wysokości przyznać świadczenie socjalne powinny decydować kryteria, takie jak sytuacja życiowa, rodzinna i materialna pracownika. Oznacza to, że kwoty wypłacane pracownikom mogą się od siebie różnić.

Nie ma znaczenia, kiedy w danym roku pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy ani to, jak go spędzi. Może zaplanować wyjazd na wycieczkę, wyjechać gdzieś „na własną rękę” czy zostać w domu.

Z ZFŚS mogą korzystać pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny, inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych.

Stan prawny na 15.06.2026 r.

opr. r.pr. Maria Szwajkiewicz